百熙楼414会议室管理规章

湖南第一师范学院百熙楼414会议室是校团委学生组织开展校园文化活动和承接重要领导出席活动的重要场所，为规范其使用管理、保障活动有序开展，特制定本规章。

一、百熙楼414会议室使用须知

1.百熙楼414会议室仅限于开展重大活动，非重大活动不允许在百熙楼414会议室开展；

2.任何组织和个人不得在学校进行宗教活动；

3.活动开展前，借用部门须提前联系校团委老师提出申请，按要求填写《百熙楼414会议室使用申请表》，经校团委老师签字盖章后交还备案。

4.会议室使用时间为工作日8:30至17:40，钥匙须在工作日上午8:30至12:00、下午14:00至17:40领取，并于当日工作时间结束前归还。

5.借用部门须承担场地安保责任，严禁携带易燃、易爆等危险物品入内；严禁吸烟及使用明火，注意节约用电，落实防火措施。

6.请爱护室内设施设备，未经批准不得擅自挪动。确需调整须提前说明，使用后恢复原状。如有损坏，须照价赔偿。

7.未经许可，禁止触碰会议室总电闸。活动前应提前调试设备，如有问题请及时报备。

8.请保持会议室内安静，严禁大声喧哗，自觉维护公共秩序。

9.使用结束后，借用部门须负责组织清扫，确保场地干净整洁、恢复原状。

10.所有人员离开前，请务必关好所有电器电源，锁好门窗。

11.请合理安排场地使用时间，确保活动在规定时段内完成。如遇特殊情况，请第一时间与会议室负责人沟通协调。

本管理制度由校团委负责解释。

二、百熙楼414会议室借用流程

1.申请部门负责老师需首先联系校团委老师，说明借用缘由及拟使用时间段，提出百熙楼414会议室的借用申请。

2.获得校团委老师批准后，申请人须访问校团委官网（https://tw.hnfnu.edu.cn/index.htm），在“下载中心”下载《百熙楼414会议室使用申请表》，打印并如实填写后，交由校团委老师签字、盖章。签字盖章后，申请人需同步填写《百熙楼414会议室使用申请登记表》，并将申请表与登记表一同交回校团委老师处备案。

3.活动开始前，凭已备案的申请表联系校团委老师领取钥匙；使用结束后，应及时归还钥匙。领取与归还时，均须在登记表中填写经办人姓名及有效联系方式。

三、各项设备打开流程

1.开门；

2.电灯开关（进门左手处）；

3.音响设备、LED屏设备开启：找到机箱（进门右手处），双击点亮显示屏，点击开始上课；

4.电脑开启：使用前需将黑色端口线与电脑连接，检查充电线是否连接完好，电脑无密码，可直接打开；

5.手持麦、鹅颈麦摆放处：鹅颈麦长按侧面黑色按钮即可打开；

6.空调遥控器存放处；

7.两侧显示屏：若需要打开两侧显示屏，长按两侧显示屏所对应的黑色按钮即可；

8.系统关闭：活动结束后需将系统关闭，点击机箱显示屏上的关闭系统，点击确认；

四、百熙楼414会议室归还流程

1.活动结束后需将场地恢复原样，包括地面卫生、音响设备使用情况、LED屏设备使用情况、桌椅摆放、电脑、话筒数量、话筒音量、灯具、名签牌等。

2.场地恢复完毕后须对现场情况进行拍照留存，并及时归还钥匙，按要求在登记表中填写经办人姓名及有效联系方式，完成归还登记。